Jakarta,KPOnline – Yang dimaksud dengan Check Off System adalah cara pembayaran iuran organisasi dari para anggota kepada Serikat Pekerja dengan jalan mengutip sebagian upah pekerja (misalnya sebesar 1% dari upah) melalui pengusaha untuk selanjutnya diberikan kepada organisasi Serikat Pekerja.
Lantas, bagaimana serikat pekerja bisa mengelola keuangan itu secara transparan dan akuntabel?
Mudah-mudahan tulisan sederhana ini bisa membantu.
Proses Pelaksanaan COS
1. Tahap pertama anggota memberikan surat kuasa melalui Serikat Pekerja tentang kesediaan untuk dipotong upahnya sesuai dengan ketentuan organisasi.
2. Pimpinan Unit Kerja selanjutnya menyerahkan surat kuasa tersebut kepada pengusaha disertai surat pengantar.
Pendistribusian Iuran
1. Berdasarkan permohonan dari Unit Kerja dan surat kuasa pemotongan upah dari para anggota Serikat Pekerja, Pengusaha melaksanakan pemotongan upah pekerja.
2. Selanjutnya uang iuran tersebut disalurkan ke rekening Serikat Pekerja dengan prosentase sesuai dengan ketentuan organisasi.
Pedoman Singkat Administrasi Keuangan
Iuran anggota Serikat Pekerja melalui COS, merupakan satu bagian yang sangat penting bagi kehidupan organisasi. Tanpa adanya iuran tersebut akan sangat mustahil bagi Serikat Pekerja untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya, melaksanakan program kerja termasuk pembelaan terhadap anggota yang membutuhkan.
Mengingat dana organisasi diperoleh dari iuran anggota, maka sebagai konsekuensinya penggunaan dana tersebut harus dipertanggung jawabkan kepada anggota. Karenanya perlu diatur adanya mekanisme pertanggung jawaban penggunaan dana tersebut secara terbuka melalui penataan administrasi keuangan Serikat Pekerja yang sederhana.
Sumber – Sumber Keuangan Organisasi
Sebelum membahas lebih jauh tentang bagaimana menata keuangan organisasi, ada baiknya untuk diketahui darimana saja Serikat Pekerja memperoleh dana untuk kegiatan operasionalnya.
Sebagai kelengkapan informasi, maka perlu kiranya diketahui sumber-sumber dana yang nyata yang merupakan pendapatan bagi Serikat Pekerja.
Intern
1. Uang Pangkal: Dana ini diperoleh dari anggota yang baru masuk menjadi anggota Serikat Pekerja dan dilakukan hanya sekali saja terhadap anggota.
2. Uang Iuran: Merupakan kewajiban anggota Serikat Pekerja yang dipungut secara periodic setiap bulan yang besarnya ditetapkan berdasarkan AD / ART Serikat Pekerja.
3. Uang Konsolidasi: Diperoleh dari anggota karena keberhasilan atas perjuangan Serikat Pekerja melakukan upaya peningkatan kesejahteraan seperti kenaikan upah, bonus, PKB dan lain sebagainya.
4. Pengadaan Kartu Anggota
5. Keuntungan dari Usaha-usaha Ekonomi: Antara lain Pasar Murah, Bazaar, Pengadaan Paket Lebaran.
6. Usaha-usaha Lain yang sah: Seperti penjualan hasil produksi perusahaan yang afal, penyediaan kendaraan antar jemput karyawan dan lain-lain.
Ekstern
1. Sumbangan / bantuan yang tidak mengikat dari pengusaha kepada Serikat Pekerja, baik secara insidentil maupun berkala.
2. Bantuan dari perangkat organisasi Serikat Pekerja atau dari organisasi maupun instansi lain yang tidak mengikat.
Penggunaan Dana SP
Sebagaimana dikemukakan diatas, penggunaan dana Serikat Pekerja harus dapat dipertanggung jawabkan secara terbuka. Oleh karenanya perlu disusun suatu rencana pengeluaran untuk kegiatan organisasi berdasarkan rapat pengurus dan dituangkan dalam bentuk Rencana Anggaran Belanja Organisasi ( RABO ). Dengan demikian pos-pos pengeluaran dana sudah dapat diperkirakan dan disesuaikan dengan kemampuan keuangan organisasi.
Sebagai contoh dapat disebutkan beberapa pos-pos pengeluaran yang penting bagi kegiatan organisasi antara lain :
1. Kontribusi ke Perangkat Organisasi ( PP, PC SPA & DPP, DPW )
2. Bidang Pendidikan dan Organisasi
3. Bidang Pembelaan / Perlindungan
4. Biaya Rapat Organisasi
5. Kegiatan Sosial
6. Publikasi dan Survey / Penelitian
7. Kesekretariatan :
a. Inventaris, alat tulis kantor
b. Pemeliharaan
c. Rekening
8. Administrasi
a. Kop / Amplop surat
b. Stempel Serikat Pekerja
c. Blanko penerimaan / pemasukan
d. Perangko / Materai
e. Fotokopi / penggandaan
9. Transportasi
10. Gaji Staff Sekretariat dan Honoratium pengurus.
Pada prinsipnya penggunaan dana organisasi harus diatur melalui RABO dan pos-pos pengeluaran seperti diatas hanya merupakan petunjuk tentang berbagai kebutuhan yang harus disiapkan. Akan tetapi tentu saja RABO harus mengacu pada kesiapan dan kemampuan anggaran dari dana yang tersedia di PUK.
Dan oleh karenanya tidak tertutup kemungkinan adanya pemisahan-pemisahan antara pengeluaran insidentil dengan pengeluaran yang dilakukan secara berkala.
Sebagai contoh misalnya ada undangan dari perangkat atas organisasi maupun instansi lain untuk menghadiri Pendidikan, Seminar, Lokakarya dan lain-lain sebagainya.
Akan tetapi yang paling penting adalah bahwa segala penggunaan ataupun pengeluaran organisasi harus dapat dipertanggung jawabkan melalui bukti pengeluaran yang otentik.
Prosedur Penggunaan / Pengeluaran Dana Organisasi
1. Setiap pengeluaran dana harus sepengetahuan Ketua / Sekretaris / Bendahara dan dilengkapi dokumen pendukung untuk maksud penggunaan dana tersebut.
2. Setiap pengeluaran dana harus dicatat dan dibukukan dalam buku kas, dan bukti pengeluaran serta dokumen pendukung disimpan secara terpisah dalam arsip pengeluaran organisasi.
3. Pengeluaran dana organisasi tidak harus berbentuk uang tunai dari kas secretariat, tetapi dapat diberikan dalam bentuk Cheque dengan persetujuan Ketua /
4. Harus selalu diusahakan agar menyiapkan dana secukupnya pada kas secretariat, hal ini untuk memudahkan dalam hal ada kebutuhan mendesak yang tidak dapat dihindarkan.
Mekanisme Laporan Keuangan Organisasi
1. Setiap Unit Kerja wajib membuat laporan penerimaan dan pengeluaran dana secara periodic melalui papan pengumuman dan ditembuskan keperangkat organisasi.
2. Laporan Keuangan secara periodic dapat dilakukan setiap 3 bulan atau paling lambat 6 bulan sekali, dan dapat saat tutup tahun sebaiknya ditembuskan paling tidak kepada perangkat setingkat diatasnya.
Pengawasan Penerimaan dan Pengeluaran
Untuk memudahkan pengawasan lalu lintas keuangan maka hendaknya seluruh transaksi penerimaan maupun pengeluaran dicatat secara terperinci yaitu darimana sumber penerimaan itu diperoleh dan untuk apa dana tersebut digunakan dan dikeluarkan dengan cara :
1. Penerimaan Uang :
a. Dalam setiap penerimaan uang, harus disebutkan sumbernya, jumlah uang yang diterima, kapan waktu menerima dan siapa yang menerimanya.
b. Setiap penerimaan uang baik tunai maupun Cheque harus menggunakan bukti penerimaan baik berupa kwitansi atau tanda terima yang sah.
c. Selanjutnya dicatat dalam buku kas penerimaan serta buku registrasi
2. Pengeluaran Uang :
a. Setiap pengeluaran uang baik tunai maupun Cheque harus diketahui secara jelas, jumlah uang yang dikeluarkan, siapa yang mengeluarkan, atas persetujuan siapa dan untuk apa penggunaan uang itu dan kapan waktu pengeluarannya.
b. Setiap pengeluaran uang harus menggunakan bukti pengeluaran baik berupa kwitansi atau tanda terima lainnya yang sah.
c. Selanjutnya dicatat dalam buku kas serta buku registrasi pengeluaran.
Kelengkapan Administrasi Keuangan
1. Buku Kas ( Buku Kas Harian )
Untuk mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran uang organisasi, agar lebih mudah pengawasannya maka kegiatan pencatatan dilakukan pada hari transaksi dilakukan.
2. Buku Registrasi Pengeluaran
Setiap pos pengeluaran harus dibuatkan registrasi pengeluaran sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah pengeluaran dari masing-masing pos tersebut.
Buku ini sangat membantu memudahkan bagi bendahara atau petugas secretariat untuk membuat laporan periodic.
3. Buku Registrasi Penerimaan
Digunakan untuk memudahkan pengawasan berapa penerimaan rutin yang diperoleh dari masing-masing sumber penerimaan tersebut ( Check Off, Konsolidasi, Pengadaan KTA dan sumbangan-sumbangan lainnya )
