Mojokerto, KPonline – Pimpinan Unit Kerja SPAMK FSPMI PT. SAI menyelenggarakan Training Of Facilitator (TOF) di royal Trawas hotel pada tanggal 11-12 Maret 2023. Acara diikuti oleh peserta eks leadership training XI yang mengusung tema “Membentuk fasilitator yang berkarakter, inovatif, dan loyal terhadap organisasi”.
Acara dibuka oleh Isma Widyawati, mewakili ketua PUK PT. SAI Reo Garcia. Dalam sambutan singkatnya, Isma menyampaikan agar seluruh peserta tetap semangat dan pantang menyerah dalam belajar.
“Jangan pernah berputus asa dan terus semangat mencari ilmu. Kita semua adalah orang orang yang terpilih untuk menyampaikan ilmu yang sudah kita dapat agar bisa bermanfaat dihari kemudian”, Ucapnya.
Menutup sambutannya, ia berharap para peserta mengajak anggota lain untuk ikut aktif dalam kegiatan organisasi PUK SAI. Ia membuka acara dengan bacaan basmalah dan berdoa agar lancar sampai akhir acara ini.
Acara berlanjut dengan penyampaian materi yang dipandu oleh Diah indra seksi bidang III. Dirinya menyampaikan tentang pengertian team Kelompok Kerja. Pokja adalah sekelompok orang yang membentuk sebuah kepanitiaan untuk melakukan suatu tujuan. Panitia terdiri dari beberapa orang
dipilih atau terpilih yang memiliki tugas dan fungsi kerja sesuai jabatannya masing masing.
Materi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman proses dan hasil kerja team, tentang apa saja yang harus disiapkan dalam kegiatan dan memudahkan panitia agar mudah merancang kegiatan. Untuk targetnya adalah mempercepat pemahaman member baru dari peserta training sebelumnya.
Di sela-sela kegiatan, dalam membangun mood peserta agar tetap semangat, panitia memberikan kuis web terkait materi yang disampaikan agar menarik antusias peserta. Para peserta yang berhasil menjawab kuis, mendapatkan hadiah menarik yang sudah disiapkan.
Materi kedua disampaikan oleh Daeny Porsiwi dan Anik Dzurrohmah selaku seksi bidang III dengan menjelaskan bahwa susunan panitia itu terdiri dari OC dan SC. Mereka menjabarkan pengertiannya SC OC, susunan kepanitiaan, serta apa saja tugas masing-masing tersebut.
Sampai dengan tahap ini Daeny juga menyampaikan tentang konsep acara yaitu ide dasar atau tema acara dari suatu acara yang melandasi setiap aspek kegiatan. Dengan kata
lain setiap kegiatan akan berbeda untuk konsep acaranya, tergantung moment dimasing masing kegiatan.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam konsep acara adalah membuat tema atau gagasan pokok, disusul mempersiapkan materi dalam kegiatan, lalu membuat susunan acara, kemudian koordinasi dengan pengurus lain, koordinasi dengan narasumber luar, serta koordinasi dengan tamu undangan atau Nara sumber.
Menjelang matahari terbenam materi berlanjut disampaikan oleh M. Hasyim selaku seksi bidang 1 berduet dengan Muhammad Gatot seksi bidang 3 dengan membahas materi kepesertaan.
Kepesertaan sendiri adalah orang atau anggota yang ikut dan mengikuti acara yang diselenggarakan. Pemilihan kepesertaan wajib memiliki kriteria yang telah ditentukan oleh panitia. Pemilihan peserta bertujuan agar kelanjutan dari acara tersebut dapat terlaksana, sesuai dengan tujuan dari konsep acara itu sendiri.
Hal hal yang harus diperhatikan dalam kepesertaan adalah menentukan jumlah peserta, yang dimaksud adalah jumlah peserta yang akan mengikuti acara kegiatan harus dikoordinasikan dengan pengurus inti dan sesuai dengan anggaran yang telah dianggarkan di Rakernik.
Kriteria calon peserta harus disesuaikan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Tahap terakhir adalah melakukan screaning peserta.Screaning adalah melakukan interview terhadap calon peserta yang bertujuan menentukan peserta yang layak tidaknya mengikuti acara kegiatan.
Setelah melakukan screening, maka menentukan peserta yang mengikuti kegiatan yaitu pengurus inti, panitia (OC dan SC), peserta didik, peserta dari luar (PUK dari luar perusahaan), tamu undangan (afiliate PUK, management,dan instansi pemerintah).
Tahap selanjutnya adalah budgeting, yaitu rencana anggaran yang disusun secara sistematis yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap kegiatan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan budgeting adalah konfirmasi rencana budget ke bendahara umum PUK. Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa budget yang telah dianggarkan untuk acara kegiatan.
Budget setiap kegiatan akan berbeda jumlah nominalnya sesuai dengan rencana anggaran yang telah ditentukan saat Rakernik sebelumnya. Membuat anggaran kebutuhan kegiatan, menyusun anggaran yang telah direncanakan sesuai dengan hasil survey yang dilakukan.
Nah,survey adalah survey adalah salah satu metode pengumpulan data baik tertulis ataupun tidak tertulis. Tingkat kevalidan data akan berpengaruh pada kelancaran kegiatan yang akan
dilaksanakan. Dijelaskan apa saja yang harus disurvey mulai dari pencarian lokasi, sewa tempat, harga akomodasi, biaya konsumsi dan kebutuhan biaya lainnya dalam kegiatan.
Setelah terencana dengan baik sesuai prosedur maka tercipta yang namanya implementasi kegiatan, yang dimaksud adalah pelaksanaan kegiatan yang berlangsung sesuai dengan konsep acara, budgeting dan survey yang telah dilakukan.
Setelah acara berhasil dilaksanakan, dilakukan review kegiatan yang bertujuan untuk proses evaluasi dari kegiatan yang telah dilakukan. Hal
tersebut dilakukan untuk mengetahui masalah dan solusi. Review kegiatan juga bertujuan sebagai pedoman atau tolak ukur untuk kegiatan berikutnya.
Hal yang meliputi review kegiatan :
a. Pembuatan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban)
b. Presentasi review kegiatan
c. Presentasi laporan pertanggung jawaban oleh panitia kepada pengurus inti.
Setelah semua materi selesai disampaikan, para peserta TOF dibentuk tim sesuai kelompok kegiatan yang akan dilakukan. Mereka ditugaskan mengerjakan seperti materi yang telah disampaikan, kemudian mempresentasikan hasil diskusi kelompok di depan para juri.
Penjurian dilakukan oleh para pengurus PUK yaitu Ardian Safendra, Beni Astutik, Didik Purwanto dan Isma Widyawati. Rangkaian acara TOF ditutup pukul 11.30 WIB, dengan kesimpulan dan komitmen kegiatan yang di sampaikan oleh Ardian.
Rosania
